Een huisstijl is de basis voor wat je een visuele identiteit zou kunnen noemen en is al terug te vinden voor onze jaartelling. Verschillende pottenbakkers bijvoorbeeld verwerkten toen merktekens om te laten zien dat zij die potten hadden gemaakt. Sinds het begin van de jaren zestig begon men hier in West-Europa het begrip huisstijl aan te geven. Dit begrip is sindsdien uitgegroeid tot een heel breed begrip. Sommige organisaties zien huisstijl alleen als een logo dat overal wordt gebruikt. Anderen zien het begrip huisstijl echter veel breder, als een corporate identity of corporate behaviour. Daarbij wordt ook de manier waarop mensen met elkaar om gaan en waarop klanten worden begroet gezien als de huisstijl. Bij dit artikel gaan we uit van de “visuele huisstijl”, de visuele identiteit.

Een sterke visuele identiteit is een goed middel om de organisatie te positioneren. Organisaties investeren hierin om vertrouwen te winnen. Vertrouwen in de organisatie zelf en in de diensten en producten die ze aanbiedt. Bekende huisstijlen zijn bijvoorbeeld die van grote oliemaatschappijen zoals Shell en Texaco, luchtvaartmaatschappijen als KLM en Easyjet, Manpower en de Rabobank of andere grote bedrijven als Philips en Vodafone. Ook voor kleine bedrijven en instellingen kan een met zorg gekozen huisstijl heel nuttig zijn.

Wanneer we spreken over visuele identiteit, dan hebben we het over de schrijfwijze van de naam van de organisatie, eventueel het gebruik van een beeldmerk, het gebruik van vaste kleuren, van steeds hetzelfde lettertype, de vaste opmaak van drukwerk en de vaste indeling van brieven.

Het logo en de kleur kunnen op vele plekken terug komen. Huisstijldragers zijn onder andere het drukwerk, zoals briefpapier, enveloppen, visitekaartjes, formulieren, rekeningen en brochures. Ook de naamborden, bewegwijzering, stands op tentoonstellingen, relatiegeschenken, vlaggen, koffiekopjes in de kantine, audiovisuele presentaties en het wagenpark zijn dragers van de huisstijl en kunnen bedrukt worden met het logo.

Eenheid in de visuele presentatie draagt bij aan een consistente visuele uitstraling, maar kan ook bijdragen aan kostenbesparing en aan de vorming en instandhouding van de identiteit van de organisatie. Een organisatie kan dus om vele verschillende redenen een (vernieuwde) huisstijl ontwerpen.

Een reden kan bijvoorbeeld een fusie of reorganisatie zijn, maar ook het nastreven van een moderner imago. Het ontwikkelen van een (vernieuwde) huisstijl kan ook economische achtergronden hebben. Een van de eerste dingen bij de opzet van een bedrijfsstijl is sanering van de grote hoeveelheid drukwerk. Vaak zijn lang niet alle formaten enveloppen en lang niet alle verschillende formulieren noodzaak. Een laatste overweging kan zijn dat het invoeren van een huisstijl ook een intern bewustwordingsproces op gang brengt.

Een nieuwe huisstijl raakt immers iedereen. Van de administratie tot de wagenpark beheerder en van het management tot de mensen in de nieuwe werkkleding. Het brengt mensen zichtbaar bij elkaar waardoor de wil tot samenwerking tussen verschillende afdelingen vaak aanwijsbaar toeneemt.

Zomaar een ontwerper opdracht geven om een nieuw logo te bedenken leidt bijna zeker tot teleurstellingen. Goede ideeën alleen zijn niet voldoende. Een duidelijke briefing en een goede planning zijn kostenbesparend en minstens net zo belangrijk.

Bij de invoering van een nieuwe huisstijl is de voorbereiding van groot belang. In deze fase worden gekeken naar wat de huisstijl nu is, en waar de organisatie naar toe wil. Veel organisaties roepen in deze fase een werkgroep huisstijl in het leven die het hele proces, tot en met de bewaking van de nieuwe ingevoerde huisstijl, zal begeleiden. Er wordt antwoord gegeven op vragen zoals: Hoe willen we overkomen? Willen we verbinding houden met het verleden, of kunnen we een hele nieuwe weg in slaan? Willen we alleen een woordbeeld of ook een vignet? Zijn speciale kleuren van belang? Willen we het logo kopiëren in kopieermachines?

Ook worden alle huisstijl dragers geïnventariseerd – het drukwerk inclusief auto's, kleding, panden etc. Daarbij wordt gekeken naar de representativiteit van drukwerken en wordt er gekeken welke prioriteit verdienen en welke kunnen vervallen.

Uiteindelijk mondt deze voorbereiding uit tot een programma van eisen waarin aandacht wordt geschonken aan alle voorwaarden waaraan de nieuwe huisstijl moet voldoen. Ook is het belangrijk hierbij na te denken over het gewenste ideaalbeeld.

Vervolgens kan een grafisch vormgever worden gezocht. Tijdens een gedetailleerde briefing is het van belang alle organisatorische, financiële en juridische aangelegenheden goed door te spreken. Om alle medewerkers alvast aan het idee te laten wennen, is het van belang in deze fase ook alvast intern informatie te verspreiden over de nieuwe huisstijl.

Wanneer uit de verschillende ontwerpen van het ontwerpbureau een beeldmerk een beeldmerk is gekozen, is het van groot belang deze te testen om te kijken of het aan alle eisen voldoet. Kan je er ook alles mee doen dat is omschreven in het programma van eisen? Het is handig dan voor een aantal representatieve drukwerken een uitwerking op schaal te maken om te zien hoe het basis ontwerp gaat worden.

Nadat de eerste materialen vervaardigd zijn wordt de nieuwe huisstijl geïntroduceerd. Tijdens deze introductieperiode wordt voor het eerst ervaring opgedaan met de toepassing van de huisstijl. Wanneer alle eventueel door de praktijk voortgebrachte veranderingen zijn verwerkt, komt het huisstijl handboek tot stand.

In het huisstijlhandboek worden allen hoofdzaken van vormgeving duidelijk vastgesteld. Meestal is een handboek een losbladig systeem zodat aanvullingen en/of wijzigingen makkelijk verwerkt kunnen worden.

Vaak begint een huisstijl handboek met een verklaring over de nieuwe huisstijl. Daarnaast bevast het boek gegevens over waar, hoe groot en hoe een embleem of logo wordt toegepast. Ook over de kleur, eventuele rastervlakjes of achtergronden etc.

Hierbij valt te denken aan:

• voorschriften over kleur inclusief de pms nummers voor drukwerk en coderingen voor drukwerk of nummers voor andere procédés
• type instructies en voorbeelden voor interne te maken stukken bv correspondentie ook hoofdletters en punten in bijvoorbeeld de BV of b.v. van de bedrijfsnaam
• instructies voor extern drukwerk, eventueel met verwijzing naar speciaal papier
• instructies voor formaten
• voorschriften voor enveloppen
• instructies en voorbeelden voor het lettertype, regelafstand, kopregels inspringen etc
• instructies bewegwijzerin

De kosten van een nieuwe huisstijl zijn variërend. Het is natuurlijk afhankelijk van de grote van de organisatie en de hoeveelheid dragers die de huisstijl/het logo gaan dragen. Er moet onder andere rekening gehouden worden met onderzoek- en ontwikkelingskosten, ontwerp- en presentatie kosten, kosten van invoering (bijvoorbeeld de kosten van de vervanging van het drukwerk en de samenstelling van een handboek) en de kosten voor een consequente doorvoering en bewaking van de huisstijl. Hier tegenover staat echter wel dat een goede huisstijl zich op de langere termijn kan terugverdienen door een betere presentatie van de organisatie en door een betere bedrijfsefficiency.

• Zorg voor auteursrecht en gebruiksrecht van het beeldmerk.
• Een logo kan eventueel door ons tegen een vast tarief gedeponeerd worden bij een Merkenbureau.
• Het logo moet ook op andere materialen gedrukt kunnen worden, bijvoorbeeld op vlaggen of kleding etc.
• Kan het logo ook voldoende vergroot of verkleint worden.
• Wellicht wil je ook het logo over kunnen zetten in andere, niet-Latijnse schriften?
• Iedere vaste drukkleur is een aparte drukgang.
• Een logo met veel kleuren ziet er mooie uit, maar is ook kostbaar.
• Maak daarom het aantal vaste kleuren niet te groot.
• Het logo moet ook in zwart wit beschikbaar zijn.
• Brieven en enveloppen moeten ook voldoen aan de voorschriften van TPG post.
• Portokosten versschillen voor verschillende maten enveloppen.